Положення про обробку і захист персональних даних
Зміст
- Загальні поняття та сфера застосування
- Перелік баз персональних даних
- Мета обробки персональних даних
- Порядок обробки персональних даних
- Місцезнаходження бази персональних даних
- Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
- Захист персональних даних
- Права суб'єкта персональних даних
- Порядок роботи з запитами суб'єкта персональних даних
- Державна реєстрація бази персональних даних
1. Загальні поняття та сфера застосування
1.1. Визначення термінів:
- База персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних.
- Відповідальна особа — визначена особа яка організовує роботу пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці відповідно до закону.
- Володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних встановлює склад цих даних та процедури їх обробки якщо інше не визначено законом.
- Згода суб'єкта персональних даних — будь-яке документоване добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.
- Обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій здійснених повністю або частково в інформаційній системі та/або в картотеках персональних даних які пов'язані зі збиранням реєстрацією накопиченням зберіганням адаптуванням зміною поновленням використанням і поширенням знеособленням знищенням відомостей про фізичну особу.
- Персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.
- Суб'єкт персональних даних — фізична особа стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних.
- Третя особа — будь-яка особа за винятком суб'єкта персональних даних володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу якій здійснюється передача персональних даних відповідно до закону.
- Особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження політичні релігійні або світоглядні переконання членство в політичних партіях та професійних спілках а також дані що стосуються здоров'я чи статевого життя.
1.2. Дане Положення обов'язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків.
2. Перелік баз персональних даних
2.1. Продавець є власником таких баз персональних даних: база персональних даних контрагентів.
3. Мета обробки персональних даних
3.1. Метою обробки персональних даних є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин надання отримання та здійснення розрахунків за придбані товари та послуги відповідно до Податкового кодексу України та Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
4. Порядок обробки персональних даних
4.1. Згода суб'єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їхньої обробки.
4.2. Згода суб'єкта персональних даних може бути надана у таких формах:
- документ на паперовому носії з реквізитами що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу
- електронний документ який має містити обов'язкові реквізити що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу
- відмітка на електронній сторінці документа чи в електронному файлі що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень
4.3. Згода суб'єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
4.4. Повідомлення суб'єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
4.5. Обробка особливих категорій даних (расове або етнічне походження політичні релігійні переконання членство в партіях дані про здоров'я чи статеве життя) забороняється.
5. Місцезнаходження бази персональних даних
5.1. Зазначені у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою продавця.
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних або відповідно до вимог закону.
6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.
6.3. Суб'єкт відносин пов'язаних з персональними даними подає запит щодо доступу до персональних даних володільцю персональних даних.
6.4. У запиті зазначаються: прізвище ім'я та по батькові і реквізити документа що посвідчує особу заявника; найменування та місцезнаходження юридичної особи якщо заявником є юридична особа; відомості про базу персональних даних стосовно якої подається запит; перелік персональних даних що запитуються; мета та правові підстави для запиту.
6.5. Строк вивчення запиту не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження якщо інше не передбачено законом.
6.6. Відстрочення доступу допускається якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів. Загальний термін не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.
6.7–6.11. Рішення про відстрочення або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржено до суду.
7. Захист персональних даних
7.1. Володілець бази персональних даних обладнаний системними і програмно-технічними засобами що запобігають втратам крадіжкам несанкціонованому знищенню викривленню підробленню та копіюванню інформації.
7.2. Відповідальна особа організовує роботу пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці відповідно до закону.
7.3. Відповідальна особа зобов'язана: знати законодавство України в сфері захисту персональних даних; розробити процедури доступу до персональних даних співробітників; забезпечити виконання вимог законодавства; здійснювати внутрішній контроль; повідомляти про факти порушень не пізніше одного робочого дня з моменту їх виявлення.
7.5. Працівники які мають доступ до персональних даних зобов'язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних.
7.6. Працівники що мають доступ до персональних даних зобов'язані не допускати їх розголошення у будь-який спосіб. Таке зобов'язання чинне після припинення ними діяльності пов'язаної з персональними даними.
7.8. Персональні дані не повинні зберігатися довше ніж це необхідно для мети для якої такі дані зберігаються.
8. Права суб'єкта персональних даних
Суб'єкт персональних даних має право:
- знати про місцезнаходження бази персональних даних яка містить його персональні дані
- отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних
- на доступ до своїх персональних даних що містяться у відповідній базі
- отримувати відповідь про те чи зберігаються його персональні дані та їх зміст протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту
- вимагати зміни або знищення своїх персональних даних якщо вони обробляються незаконно чи є недостовірними
- на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати або знищення
- звертатися з питань захисту своїх прав до органів державної влади
- застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних
9. Порядок роботи з запитами суб'єкта персональних даних
9.1. Суб'єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе без зазначення мети запиту крім випадків установлених законом.
9.2. Доступ суб'єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.
9.3. У запиті зазначаються: прізвище ім'я та по батькові і реквізити документа що посвідчує особу суб'єкта персональних даних; інші відомості що дають змогу ідентифікувати особу; відомості про базу персональних даних стосовно якої